成本跟踪是什么

成本跟踪是项目管理的一个方面，专门用于监控项目的财务状况。这个持续的过程从项目生命周期的开始开始，一直持续到项目完成。 成本跟踪需要项目管理团队和关键利益相关者之间尽可能准确地进行沟通。项目成本管理软件通常用于监控项目的盈利能力，识别实际成本，并比较它们以计算利润。

成本跟踪阶段

成本跟踪在项目发展的各个阶段进行。这些阶段包括：

• 预先计划：项目团队收集数据以创建预算估算。确定潜在资源，并考虑劳动力成本、软件和其他材料等要素。
• 估算预算：然后使用来自预先计划的信息来创建项目预算估算，该估算得到关键利益相关者的批准。此估算用于衡量实际费用，以便团队可以了解项目的进展情况。
• 建立成本控制：成本控制帮助项目经理在需要的地方获得适量的资金，以确保项目顺利和成功。材料、硬件、软件、供应商发票、时间表和意外费用等要素需要成本控制。
• 跟踪成本： 预算跟踪记录所有成本以及它们与基线预算的关系。跟踪这些成本使团队能够了解项目如何符合预算以及必须在哪里进行调整。
• 衡量结果：在项目的每个报告期结束时，计算项目与估计预算的对比情况以及是否达到预期。
• 更新预测：让相关团队成员和利益相关者了解项目或其预算内发生了什么变化。这样做可以让项目经理记录并证明所做的任何更改。
• 持续改进：成本跟踪改进了团队执行项目的方式，同时还为参与完成项目的每个人提供了透明度。

成本跟踪的好处

有效的成本跟踪具有项目经理不应忽视的业务优势。其中一些好处是：

• 防止支出：当团队在预计划阶段分配和估算成本时，项目经理可以确保在特定区域不会发生超支。
• 避免风险： 使用正确数据估算的预算将具有低风险津贴，即使发生不可预见的风险，项目也有最大的成功机会。
• 改进预测：通过成本跟踪生成的报告可以帮助团队优化成功所需的资源。这可以为未来的努力带来更准确的预算。

成本跟踪最佳实践

为了正确进行成本跟踪，需要遵循特定的最佳实践。这些最佳实践包括：

• 与团队成员讨论：准确跟踪和预测成本取决于团队以及他们如何执行任务。在预先计划期间与团队成员协商，以了解更多关于他们的期望、时间表、目标等的信息。
• 跟踪数据：适当的数据收集可以简化所有相关方的成本跟踪过程。在此步骤中，项目管理软件会派上用场，此外还有用于比较数字并保持成本分组和组织 的电子表格软件。
• 提供适当的访问权限：任何可以制定或破坏项目预算的团队成员都应该有权访问项目的成本跟踪数据。
• 使用时间跟踪软件：在估算资源成本时，团队成员可以使用 时间跟踪软件使用任务计时器记录小时数。然后，项目经理可以使用此信息来确定任务需要多长时间以及所需的资源数量。