工作流自动化是什么

工作流自动化根据业务规则设计和执行一系列重复的业务任务，以减少人际交互，提高生产力。工作流是为实现业务目标而必须完成的一系列任务。大多数企业的日常运营依赖于重复性任务，例如发送电子邮件验证、填写表格等。当做一些重复的事情时，可能会出现人为错误，例如，员工可能会用相似的名字向错误的收件人发送电子邮件，或者忘记包含已完成的文档。对于大多数业务流程来说，人为错误是不可避免的问题，因此公司使用工作流管理软件和自动化软件来简化流程的人机交互。工作流程自动化是使用机器人过程自动化 (RPA) 软件，也称为 RPA。

工作流程自动化将复杂的手动流程转变为简单的任务。经理可以设计一个特定的工作流程，并根据可用性将它们分配给团队。单个团队成员将收到分配的任务以完成，而无需与经理互动。一旦团队成员将任务标记为已完成，经理或下一个负责人可以通过单击按钮来审核和批准或拒绝已完成的工作。根据决定，将出现不同的后续步骤。这消除了所有相关方之间的来回交互，以简化大量流程。

工作流自动化的类型

根据任务，公司将选择不同的工作流管理工具。

• 通用工作流程自动化：大多数工作流程管理软件允许管理人员构建适用于各种任务的通用工作流程。
• 文档或表格自动化：这种类型的自动化软件通过自动化创建和管理数字内容的过程来将数据捕获数字化。它允许创建各种表格，例如清单、合同、调查、工作订单、公司内部记录和面向客户的文档。
• 工作负载自动化：自动化 IT 相关任务称为工作负载自动化。IT 团队使用这种类型的软件来简化常见的 IT 任务，并与服务台软件或帮助台软件集成以管理传入的内部和外部请求。

使用工作流自动化的好处

如果使用得当，工作流程自动化可以带来许多好处。其中一些好处包括：

• 减少人为错误：每项任务都是标准化的，因此无需人工输入和人工流程决策，出错的空间就更小了。
• 提高合规性：通过限制范围和为每项任务设置边界，任务只有在符合公司标准和政策时才能获得批准。记录历史工作流以供审核。
• 消除不必要的管理：项目越大，需要更多的管理工作来确保团队沟通、任务转移和评估。工作流自动化可以完成所有这些任务，取代管理员以节省开销。
• 提高透明度：经理可以看到每个团队成员在不同管道中完成的任务的 360 度视图。这有助于在评估员工绩效和生产力时大大减少偏见。
• 减少文书工作和电子邮件：通过在工作流管理软件上批准和处理任务，团队不再需要通过纸张或电子邮件完成工作。
• 提高生产力：处理重复性任务既无聊又耗时。员工无需在管理细节上来回花费数小时，只需完成所要求的工作并在完成后单击提交即可。这节省了时间并提高了员工的士气。

工作流自动化的基本要素

工作流管理中工作流自动化的格式可能会有所不同，但完整的工作流自动化将包括以下元素：

• 工作流程设计：经理可以从头开始或使用模板创建工作流程。这涉及到一系列带有 if/then 逻辑的决策树。
• 工作流程执行：一旦设计的任务开始，任务将分配给相应的团队成员，以根据技能集、优先级和可用性指定需要完成的工作。
• 工作流程评估：可以通过审核完成时间、工作质量等来优化工作流程。

工作流自动化最佳实践

为了使工作流程自动化工作，公司应遵循以下最佳实践：

• 与公司政策保持一致：在设计工作流程时，设计师需要考虑项目目标和合规性。
• 与利益相关者一起参与：一个人根本不会在没有与他们协商的情况下创造工作并将其分配给其他人。为了获得经理、团队成员和高管的认同，工作流程设计师应该尽早与他们一起检查期望、成本和结果。这可以避免意外后果并有助于变更管理。
• 为每项任务设置关键绩效指标 (KPI)：现在可以跟踪每项任务，管理人员可以设置 KPI 来评估流程每个步骤的工作质量。通常，管理人员只有整个项目的 KPI，而不是分析单个任务。
• 场外管理员：一旦所有任务都自动化，管理人员可能不需要管理员来跟踪所有任务。他们应该考虑逐渐离开他们以节省资金。

工作流自动化与业务流程管理 (BPM)

工作流自动化是业务流程管理 (BPM) 软件的一部分。BPM 是一种简化和改进业务活动以更有效地执行特定业务操作的实践。这些业务活动需要跨团队协作，并且由许多活动部分组成，无论是软件系统还是人工干预。

工作流自动化通常是指涉及一个或多个团队成员的一系列任务。相反，BPM 是指管理公司规模的所有部门的中央业务计划和执行。也可以说工作流自动化或管理是 BPM 的轻量级版本。