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文件存储是什么

问答1年前 (2023)发布 杨帆舵手
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文档存储是将数字文档放入一种管理系统的行为,目的是有效和安全地存储、管理和/或组织信息。数字文档的示例包括 Word 文档、PDF、演示文稿、发票、纸质文档的扫描图像和其他商业文档。

文档存储 document storage

文档存储功能最常由文档管理解决方案提供,该解决方案将大量公司文档存储在中央存储库中。文档管理系统有助于提高检索速度、减少文档丢失、降低物理存储成本并改进工作流程。但是,存储信息可能是任何涉及结构化内容管理或分析的软件的能力。

文件存储类型

文档存储可以在本地或基于云:

  • 本地存储本地文档存储需要使用组织自己的数据服务器来存储内容。这意味着组织负责服务器的维护和内容的安全性。本地存储有一些优势,例如不依赖第三方提供商来保持服务器正常运行,从而使组织能够更好地控制其数据。但是,此选项可能会很昂贵,因为组织需要确保其拥有适当的备份系统,因为文件不会自动保存在云中。本地选项更适合拥有专门 IT 团队来管理维护内部数据服务器的技术需求的大型组织。
  • 基于云的存储:基于云的文档存储在线运行,由负责维护的外部提供商托管。由于这是由外部处理的,因此不需要 IT 团队来安装或维护系统。设置的前期成本也不高。缺点包括依赖互联网连接来访问文件和存储限制。此外,由于数据由外部供应商存储并保持安全,因此公司通常需要预期一定程度的风险,因为他们的数据不与他们在一起。

使用文档存储的好处

文档存储通常与其他功能相结合,这些功能使得在中央存储库中以数字方式存储内容的行为是有益的。就是这样:

  • 检索:由于组织需要存储大量数据,在正确的时间找到正确的文档成为一项挑战。大多数文档存储解决方案都具有搜索功能,允许用户使用元数据或标题中包含的关键字搜索文档。更高级的搜索功能将使用全文搜索在文档文本中查找关键字或短语。这显着减少了检索时间。
  • 安全性:安全性的一个方面是文档存储解决方案允许的用户权限。只有授权用户才能访问、查看、编辑和/或共享文档。另一个方面是能够将文档存储在中央库中,因此只要数据服务器维护得当,文档是安全的,不会放错地方或丢失。
  • 成本:存储物理文档需要昂贵的设施,以及手动搜索和检索所需信息的额外时间和资源。这可以通过数字文档存储来避免。
  • 工作流程:如果设置正确,一些业务工作流程可以直接从存储在数字文档存储解决方案中的记录中提取数据,这有助于简化某些业务流程。

文档存储的基本要素

文档存储的格式可能会有所不同,具体取决于它们是独立解决方案还是更大产品的一部分,但大多数解决方案将包括以下元素:

  • 文档捕获和导入:这是将文档放入存储系统的过程。数字文档可以直接导入,但纸质文档需要先扫描成数字格式。一些解决方案使用 OCR 技术将包含书面文本的图像转换为机器可读的文本数据。
  • 存储空间:使用文档存储系统可以存储的内容量取决于数据服务器的容量。通常,云存储空间有限,因此较大的组织选择本地存储。
  • 文档组织:存储解决方案允许管理员以最适合组织需求的方式构建系统。他们可以选择按团队、层次结构、知识领域或客户对文档进行排序。

文档存储最佳实践

为了使文档存储高效工作,请遵循以下最佳实践:

  • 清晰的命名约定:文档需要遵循清晰的命名约定,以便轻松识别记录并避免混淆。常见的命名约定通常包括描述文档、创建日期和版本号的关键字。
  • 用户权限:为确保只有授权用户才能访问某些文档,必须设置用户权限。这通常通过将用户组织成组来完成,不同的组具有不同的访问级别。

文档存储与文档管理

文档存储通常是指将文档以数字方式存储在集中位置的行为。文档管理是一个更全面的术语,指的是如何组织、检索、访问、分析数字存储的文档并与业务流程集成——所有这些都是为了提高效率和安全性。

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