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文件签名是什么

问答1年前 (2023)发布 杨帆舵手
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文档签名是向文档添​​加数字或电子签名以提供发件人身份的过程。电子文档签名消除了对物理纸质文档的需求,并大大加快了签名过程。文件签署通常是任何合同的关键部分,并且在合同管理软件和提案软件空间中发挥着重要作用。文档签名简化了文档流程,具有多种功能,旨在简化文档创建、建立工作流程并提醒各方提交已签名的文档。包括银行和房地产在内的许多行业都依赖文件签署来支持其日常业务运营并及时敲定合同。

文档签名 Document signature

文件签署的类型

企业使用各种形式的数字文件签名来完成不同类型的合同和文件。了解使用户能够签署文件的软件以及为文件签署建立的各种标准都非常重要。在软件方面,一般有两种常见的类型:

  • 电子签名:电子签名是电子签名文档的最常见方式,这是通过使用电子签名软件来完成的。它是一种数字形式的签名,具有法律约束力和安全性,但不包含任何编码或标准。企业只需要验证文件时就使用电子签名。例如,电子签名可以包括手写签名的复印件、打印出来的签名,甚至只是单击“接受按钮”。
  • 数字签名:数字签名是另一种常见的文档签名形式,但与电子签名相比,数字签名通常更安全。使用数字签名,用户需要拥有数字证书,以便他或她可以链接到文档。数字签名通常由负责提供可与许可证或护照相比较的数字证书的认证机构授权。数字证书用于验证文档以确定其真实性。这对于使用签名验证原始人的身份至关重要。除了软件之外,在安全性和有效性方面,文档签名也有不同的标准。这些标准由欧盟法规制定,并正在世界范围内慢慢采用。这些标准如下:
  • 标准电子签名:标准电子签名不需要用户 ID 验证。它们可以与电子签名软件一起使用,包括扫描签名并使用“我接受”按钮。
  • 高级电子签名 (AES:):AES 用于合法有效的电子签名。这些签名唯一地链接到签名者,可以识别签名者,并且可以揭示签名数据中的任何变化。这种类型的文档签名通常使用提供第二层验证的两步验证来完成。这方面的一个例子可以是您手机上的一个应用程序,签名人需要使用该应用程序来验证他们在电子文档上的签名实际上是由他们自己完成的。
  • 合格的电子签名 (QES): QES 提供所有数字签名的最高安全性和合法性要求。合格的签名通过第三方信任服务提供商 (TSP) 提供额外的安全性。对于需要高度安全性的文件,例如财产转让、法律合同、公司注册以及许多其他公司和政府互动,这些可能是必需的。

文件签名对企业的好处

概述文档签名过程的好处以及数字签名软件的好处很重要:

  • 允许用户验证具有约束力的合同或协议
  • 为用户提供记录文件以证明达成的协议
  • 提供买卖双方之间的理解方式
  • 提供更快的合同周转、减少瓶颈和实时合规性。

文件签名的基本要素

文档签名的一些基本要素包括:

  • 文档签名:文档签名允许签名者轻松直观地签署文档。
  • 提醒和到期:此功能提醒签名者等待签署的文件和文件到期日期。
  • 登录过程:登录过程或身份验证过程是安全且无缝的。
  • 移动签名:用户可以在移动设备上轻松发送和签署文件。
  • 签名工作流程:发件人、管理员或两者都可以通过多个签名步骤轻松设置和跟踪文档。
  • 批量数字签名:文档签名提供了一次发送需要数千个签名者的文档的能力。
  • 报告:报告功能有助于提供标准报告,并有助于轻松创建自定义报告以管理签名过程。
  • 签名文档创建:文档签名可在所有必需的电子文档类型或表格上轻松创建签名块。
  • 法规遵从性:软件符合所需的法规遵从性。
  • 签名历史记录和审核:此功能有助于跟踪所有文档签名历史记录以符合规定的要求。
  • 企业可扩展性:文档签名提供了允许大型组织扩展的功能。
  • 自定义品牌:可以通过签名过程应用自定义品牌。

文档签名最佳实践

为了充分利用文档签名解决方案,公司应遵循以下最佳实践:

  • 就任何看起来有问题的条款提出问题
  • 在签署文件时考虑特定的业务目标
  • 让多个利益相关者查看文档以确保没有遗漏任何重要内容
  • 了解完成文件需要谁的签名

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