客户合同管理是什么

客户合同管理是管理和监控组织持有的协议的过程。它允许公司跟踪可交付成果、产品、服务、时间表和其他合同义务。它还有助于确保合同及其所有要素符合任何相关法规或要求。

较小的公司将这些流程的责任留给合同经理。同时，较大的组织可能需要一个专门的合同管理团队，其中包括来自法律和财务背景的专业人士。

跨行业的组织通常使用合同管理软件来自动创建、跟踪和监控合同。这些工具还通过允许用户创建、存储、管理和共享复杂的业务合同来简化各种流程，以避免谈判阶段的瓶颈。

客户合同类型

大多数客户合同属于三个类别之一。类型因交付物及其定义方式而异。

• 固定价格：在明确定义义务和工作说明书时使用。该组织为整个项目设定了一个固定的报价，考虑了可能干扰的任何风险。
• 时间和材料：引用时间和材料成本。它说明了与客户合作的项目可能比最初计划的成本更高，因为项目所需的时间和材料是不可预测的。
• 成本可报销：客户支付项目或项目的成本加上额外的利润费用。费用在合同中列出，而组织产生的费用在完成时计算和支付。

客户合同管理的好处

对义务和协议的适当管理可以使员工充分了解情况、减少业务损失、提高生产力等，从而使组织受益。主要好处是：

• 管理多个合同。 企业可以组织和管理大量合同，因此它们很容易找到并且可以每天访问。
• 安全存储。 文档安全地存储在云中。
• 无障碍。 员工可以使用搜索特定条款在几秒钟内找到并访问特定合同。
• 通知。当文件需要注意时，员工会收到通知。只要到了截止日期、里程碑或续订时间，就会发送警报。
• 报告和审计。 帮助组织遵守合同条款并避免潜在费用。
• 提高生产力。 简化管理和风险评估流程，让员工了解所有合同义务。
• 避免失去业务。 更好地管理客户协议有助于公司避免导致业务损失的低效率。

客户合同管理流程的基本阶段

该过程涵盖了合同所经历的每个阶段，从创建到续订。以下是从开始到结束的基本阶段：

• 创建：将合同请求提交给法律部门进行审查和创建，或使用软件生成法律批准的合同。
• 协商：员工在内部讨论文件、编辑文件并达成协议。
• 批准：所有利益相关者审查并批准该草案。
• 接受：组织选择要使用的签名方法。
• 履行：使组织和客户遵守合同协议。
• 分析：收集和分析合同元数据。
• 优化：收集的见解用于改进合同管理流程并推动业务增长。
• 续订：客户和组织决定是否续订他们的协议。

客户合同管理最佳实践

正确的工具可以成就或破坏客户合同管理。为了体验所有可能的好处，组织应遵守以下最佳实践：

• 选择正确的系统。工具和软件可以简化流程。公司可以通过选择提供大量资源来帮助实施的免费试用选项来确保他们选择了正确的系统。
• 优先支持。有效的客户合同管理需要所用软件的支持以及法律和财务方面的洞察力。公司应建立一个支持系统，以帮助其员工无缝实施战略以正确创建和管理合同。
• 一次实施一种合同类型的系统。一次只对一种合同类型应用新的管理方法并优先考虑最紧迫的合同类型可以加快价值评估时间并防止员工不堪重负。