投标管理是一种售前支持服务，用于创建和提交投标书以响应资格预审问卷 (PQQ)、报价请求 (RFQ)、招标邀请 (ITT)、建议书 (RFP) 和信息请求 (RFI)）。有效的投标管理可帮助组织成功提交提案并持续赢得合同。一个经过深思熟虑的投标流程有助于投标经理了解客户的业务需求、最大化利润并最小化业务风险。提交建设项目建议书的投标经理使用投标管理软件创建专业的投标估算、跟踪项目进度并与其他建设管理软件集成。
施工投标管理的重要性
投标涉及多个利益相关者，包括股东、项目经理、分包商、供应商、投标人、员工和其他贡献者。有效的利益相关者协调对于避免浪费时间和最大限度地提高效率至关重要。投标管理系统通过时间敏感的投标管理、利益相关者参与、投标选择参数跟踪和准确的投标创建解决方案帮助企业应对这些挑战。承包商使用投标管理解决方案来处理他们赢得的正在进行的项目。即使在压力大的环境中，一流的投标管理软件也能帮助公司满足紧迫的期限。
建筑采购的种类
寻找合适的建筑承包商对于提高产品质量和降低风险至关重要。根据投标管理的复杂性，有六种类型的建筑采购路线。
- 传统采购采用设计-投标-建造项目交付方式。在此招标模式中，企业主分别采购建筑服务和设计工作。施工招标在设计阶段结束后开始。
- 低价或最低投标采购将合同授予最低投标人。政府和公共机构都使用这种招标方法来防止腐败并证明以最优惠的价格获得服务。
- 两步招标采购首先确定入围名单，然后将合格的投标从技术可靠的投标人中移至第二轮。在此采购模式中，合格的最低投标将获得合同。联邦采购指南使用这种招标方法授予无限期交付无限量 (IDIQ) 建设合同。
- 最佳价值评分选择采购会考虑价格和绩效来授予合同。在此模型中，企业指定和定义为投标增加价值的标准。
- 协商采购不公开邀请提案。相反，它会在协商技术要求和价格后选择有利的承包商。
- 单一来源采购或无投标合同采购是企业在只有一个承包商可以满足项目要求时使用的一种非竞争性招标方式。
投标管理团队结构
虽然投标管理团队结构因组织层级和规模而异，但大型跨地域组织依赖于具有专业技能的敬业人员。以下是典型的投标管理团队角色。
- 赢得工作主管：平衡资源投资并从新老客户那里获得销售额
- 业务发展主管：寻找新的战略客户并发展现有业务
- 投标总监：与业务发展负责人密切合作，了解承包公司的需求
- 投标经理：推动投标创建过程并与团队协调以统一投标
- 商务经理：领导投标谈判并制定投标定价
- 投标协调员：协助投标经理撰写、编辑和校对投标
- 投标品牌设计师：创建引人注目的投标标识并设计投标概念
- 数字设计师：将投标副本的印刷版数字化
- 主题专家 (SME)：为投标人提供技术指导和主题专业知识
- 投标人：回答与投标相关的问题并提高投标的可读性
- 校对员：审查和校对投标副本
投标管理流程
投标管理流程依赖于跨学科协作来创建故事板、分析竞争对手、创建投标策略、整理内容、确定投标定位并最终提交投标。它包括五个主要步骤。
- 研究：这是情报收集阶段。在这个阶段，投标组织评估满足投标要求所需的资源和技能。研究还涉及根据项目目标制定战略投标总体计划。
- 投标准备：投标公司会考虑多种因素来准备和调整投标。这些因素是材料成本、劳动力成本、优质服务、福利和折扣。
- 投标提交：投标经理审核最终投标，并通过在线门户网站或其他通讯方式提交。
- 投标评估：承包机构根据预先宣布的中标标准以及合规检查和建议审查和评估参与投标。
- 合同授予推荐：评标委员会推荐和授予投标人。
投标管理策略
有效的投标管理策略是赢得投标的关键。企业使用以下方法成功投标：
- 企业文献：通过政策、案例研究、许可证和认证展示组织经验和专业知识
- 品牌指南：使用一致的徽标、品牌颜色、字体、图像、图标和模板确保专业印象
- 买方需求分析：通过特定业务和与投标相关的信息加强投标提交
- 能力评估：确定合适的以往经验和财务能力以履行合同承诺
- 定价分析：指定投标人可持续满足定价要求的能力，包括组织成本核算、增值税 (VAT) 和其他支出
- 校对：使用一致性检查、撇号问题、语法问题、缺少单词和语法错误来格式化内容
- 提交银行：跟踪负责任务规划和实施的资源和个人
投标管理最佳实践
投标经理与团队协调，使用 RFP 软件创建具有竞争力的提案。遵循以下最佳实践对于赢得潜在客户至关重要。
- 与利益相关者合作，组建合适的团队，定义投标策略，并取得最佳成绩
- 评估 RFP以了解项目要求、时间表和潜在障碍
- 使用投标库查找和重复使用以前的投标模板
- 在满足提案要求的同时个性化投标响应
- 委派任务和责任，为更大的事情节省时间并帮助员工成长
- 专注于持续发展以磨练投标管理和提案撰写技巧
投标管理与预售
投标管理包括机会鉴定、竞争分析、解决方案策略、成本计算和交付。投标经理还使用资源金字塔和生产力收益来协商最佳和最终报价 (BAFO) 决策阶段。售前包括架构解决方案、设计粗略的数量级 (ROM) 定价、向客户展示概念证明 (POC) 以及解决他们的顾虑。它发生在客户购买产品或服务之前。
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