里程跟踪是保留里程日志以进行减税或报销的做法。这包括商务旅行，例如客户会议、商务差事或获取工作用品。所有这些活动都算作可扣除里程，或者可以跟踪和花费的里程。
许多雇主只会为保留里程记录的员工提供报销。这些日志可以使用里程跟踪软件保存，然后提交给雇主进行报销或在提交后从税款中扣除现金。里程跟踪软件非常有利于雇主帮助准确跟踪员工的里程并保持对业务的正确核算。如果正确记录，个体经营者也可以获得里程退税。
未能保持准确的里程记录可能会对企业和个人造成严重后果。以下是里程跟踪不准确的两大风险。那些未能提交准确的年终税记录的人可能会受到美国国税局的审计。
扣除里程的种类
美国国税局 (IRS) 允许个人出于各种目的扣除里程，包括商业、慈善、医疗甚至搬家。
然而，一个人的正常工作通勤不能免税。根据美国国税局的说法，一个人的居住地是个人选择；因此，个人不能扣除他们正常工作的通勤时间。
这意味着任何来自自己家的商务旅行都不算在内，即使该个人在通勤期间通过电话或电子邮件从事业务。但是，如果企业让他们的员工临时通勤到不同的位置，这种情况就会改变。
以下是一些免赔里程驱动的示例：
- 拜访客户或客户
- 不同办公室之间的通勤，包括临时工作地点
- 跑腿或拾取商业用品
- 出差往返机场
- 为顾客或客户用餐或娱乐
里程跟踪的好处
保留准确的里程记录可以确保节省成本并消除报税时的猜测。以下是里程跟踪的三个最大好处：
- 获得更多的税收减免：在正常通勤范围之外为商务而驾驶的任何里程都可以扣除并且可以申请。扣除会降低一个人的应纳税所得额，从而减少纳税义务。由于商务行驶里程可以免税，因此个人可以保留里程跟踪日志并将其提交给美国国税局，以帮助降低纳税季节的应税收入。
- 保持准确的日志：一致的里程跟踪是确保里程日志全年保持准确的最佳方式。尽管 IRS 接受各种形式的里程跟踪，但建议个人也保留数字记录。
- 收取雇主报销：一些公司的政策涵盖了与工作相关的旅行的报销或津贴。雇主可以以低于 IRS 标准里程费率的价格报销里程数。在这种情况下，员工可以通过在申请扣除时申请 IRS 费率和公司报销之间的差额来最大化他们的里程报销。尽管一些州要求公司提供里程报销，但并非所有雇主都必须这样做。
里程跟踪的基本要素
确保报销或扣除的最佳方法是跟踪每一英里。这意味着个人每次开车出差时都应该跟踪里程。出于业务目的单独跟踪里程将使申报税款或要求报销时的流程更容易。
为雇主工作的个人应该对以下方面进行里程跟踪：
- 办公地点之间的旅行
- 参加客户会议或活动
- 从家里通勤到临时工作地点
- 与商务相关的机场旅行
- 商务差事
自雇人士应进行里程跟踪：
- 家庭办公室有资格作为一个人的主要营业地点，这意味着个体经营者可以要求扣除前往其他办公室或客户的旅行
- 失业人员在其当前领域寻找工作时可以扣除旅行里程，但在寻找新行业工作时不能扣除旅行里程
- 搬迁距离工作地点至少 50 英里，并在搬家后的最后 12 个月内全职工作至少 39 周的个人，可以申请小额扣除
- 那些因医疗或慈善原因开车的人也可能有资格获得小额扣除
何时不跟踪里程
并非在营业时间内行驶的每一英里都可以扣除或有资格获得报销。通勤或跑腿等常见活动不计入可扣除里程。
由于以下原因，个人可能不需要进行里程跟踪：
- 唯一与商务相关的旅行是通勤
- 个人在家工作，不出于商务目的出差
- 不是为了在当前行业寻找工作而出差的失业人员
如何为企业做里程跟踪
美国国税局需要精确的里程记录才能获得税收减免或报销。在进行审计时保留详细的里程记录也很重要。
这意味着应始终保持详细的里程跟踪以确保准确性。
个人可以提交 IRS 表格附表 A（表格 1040 或 1040-SR）以申请里程扣除。自雇人士可以申请附表 C 的费用。
里程跟踪日志应始终包含以下信息：
- 旅行的日期和时间
- 起点和终点
- 旅行的原因
- 起止里程
- 额外费用，例如停车费和通行费
里程跟踪最佳实践
虽然保存里程记录的方法有很多种，但有些方法更准确、更有效。在现代技术和里程跟踪最佳实践的帮助下，里程跟踪比以往任何时候都容易。
- 投资里程跟踪软件：在里程跟踪软件 的帮助下，企业可以跟踪和管理员工的商务旅行，以达到税收和报销目的。不同部门也可以使用这些系统来审查和批准费用。
- 使用里程跟踪应用程序：与软件系统类似，里程跟踪应用程序是员工跟踪和提交商务旅行费用的便捷方式。里程应用程序可以根据手机的位置自动确定开始和结束位置。
- 创建公司政策：为里程跟踪创建公司标准是确保整个组织准确性的最佳方式。雇主应清楚地传达里程跟踪的确切方法、公司报销率以及提交费用的具体截止日期。
相关文章
