预算跟踪是什么

预算跟踪是跟踪费用、收据和发票的过程，以便项目可以在分配的预算内完成。预算跟踪可以使用预算和预测软件来完成。也可以使用项目管理软件，在这种情况下，预算会详细说明特定项目的预期费用和利润。这种类型的预算跟踪可帮助团队管理他们正在使用多少预算、资金去向以及需要进行哪些调整才能正确完成工作。

跟踪预算还使团队有机会在为时已晚之前抵消额外费用。通过预算跟踪，团队可以轻松识别需要比预期更多资金的预算项目。可以重新分配资金来弥补这一点，以便在不超出预算的情况下完成项目。

预算跟踪的类型

有许多不同类型的预算跟踪。通常，这些类型是根据团队的特定目标来选择的。

• 增量预算是与传统预算最相似的预算跟踪类型。它的工作原理是根据公司的增长或衰退增加预算。这是一种计算预算调整的简单方法，但它可能会忽略趋势和通货膨胀等复杂性。

• 基于活动的预算与公司想要实现的目标相反。这种方法从期望的最终结果开始，然后概述实现该目标需要发生的事情，并创建一个适应这些行动的预算。这种方法最适合短期的、以目标为导向的预算跟踪。

• 价值主张预算检查每个金额包含在预算中的原因，以及每个项目为客户、员工或利益相关者带来的价值。最终，价值主张预算帮助团队确定项目的价值是否足以证明其成本合理。这种方法通过确保预算的每一部分都为项目带来价值来消除不必要的支出。

• 零基预算是指所有部门的预算都从零开始。然后，团队添加到这些预算类别中，证明一路上的每一笔费用都是合理的。这种方法非常适合预算紧张的公司。它通常用于需要大幅减少预算并且非常耗时的情况。

预算跟踪的好处

预算跟踪可帮助组织以多种方式优化其项目管理。主要好处包括：

• 监控成本：预算跟踪可帮助团队监控与项目相关的所有成本和承诺。如果某些预算项目需要更多资金，团队可以实时重新分配资源，以防止项目完成时超出预算。
• 综合记录：适当的预算跟踪为团队提供支出记录。这些记录在创建新的增长目标时很有用，还可以帮助团队在未来创建更准确的项目预算。
• 监控团队效率：经理将仔细查看在项目的各个方面花费了多少时间。

预算跟踪最佳实践

为了成功跟踪预算，个人应牢记这些基本的最佳实践。

• 让团队参与：让所有利益相关者参与制定预算可以提高准确性，确保即使是最小的费用也包括在内。当经理对他们的团队了解当前的预算状态时，团队更有可能实现他们的预算目标。
• 创建项目任务列表：在项目开始时使用项目管理软件创建详细的任务列表，可以保证在创建预算时将所有成本都考虑在内。
• 获得正确的工具：手动预算跟踪非常耗时，并且可能导致人为错误。为了准确有效地跟踪，团队应该选择使用预算软件。
• 考虑隐藏费用：将一部分预算分配给潜在的隐藏费用可以帮助团队在不可预见的情况下保持正常。

• 从过去的预算中学习：检查过去的预算中出了什么问题是避免再次犯同样错误的好方法。

预算跟踪与费用跟踪

费用跟踪是跟踪所有支出的行为。这是一种监控团队在给定项目上花费了多少钱的方法。费用跟踪是创建预算的一部分，并且只是团队监控他们花费多少的一种方式。

预算跟踪可帮助团队监控花费了多少预算。它与费用跟踪的不同之处在于预算跟踪受预算边界的影响，旨在防止团队超支。