审计跟踪是什么

审计跟踪是可以追溯到其特定来源的交易细节、会计和其他财务信息的逐行记录。审计跟踪通常用于验证和跟踪组织的各种交易。这些交易可能包括购买、销售、收入、净收益和费用。审计跟踪中的文件包括商业发票、书面估算、采购订单和任何包含交易细节的电子邮件。

维护财务审计跟踪报告通常是一项监管要求，并被视为取决于财务领域的会计最佳实践。组织通常使用审计管理软件来简化审计流程并遵守法规或内部政策。

进行审计日志的最常见行业是：

• 金融
• 会计
• 医疗保健和医疗组织
• IT 行业
• 电子商务
• 大学

审计跟踪示例

一个人进行的任何类型的审计跟踪通常或多或少相同，但是，这些常见示例可用于更好地理解审计跟踪是什么。

• 在与购房者打交道时，抵押贷款机构可能会进行审计追踪，以确定首付资金的来源。这种类型的审计记录将包括显示存入资金的银行对账单。
• 当企业需要购买新车进行交付时，企业会创建一个包含所需车​​辆类型和价格范围的采购订单。购买交付车辆后，汽车经销商会提供一份销售单，其中详细说明了车辆类型、条款和数量。

审计追踪的好处

如果做得正确，进行审计跟踪可以带来很多好处。其中一些好处包括：

• 欺诈保护：审计跟踪的主要目的是防止欺诈，因为它们可以帮助企业更好地控制有关其组织的各种详细信息的情况。审计跟踪还可以减轻内部欺诈，同时通过保持对财务的严格控制来减少外部威胁。

• 无压力审计：上市公司被要求让独立的第三方来源每年进行一次审计。以审计跟踪的形式拥有适当的记录使这更容易，压力也更小。当所有财务细节和交易都在跟踪范围内时，审计过程会更快，费用也会更少。

• 提高效率：当企业需要快速查找财务信息时，拥有全面的审计跟踪可以节省每个人搜索书籍的时间和精力。在需要时，所有信息都将始终可用。

• 了解合规要求：合规标准因行业而异，但了解要求并保持审计跟踪有助于企业避免收入损失和任何额外罚款。

• 灾难恢复：如果发生意外危机，拥有全面的审计跟踪就像拥有保险一样。虽然日常运营可能不需要它，但企业总是很高兴他们在发生灾难时创建了一个。如果发生恶劣天气事件，这种业务活动、费用、收入和成本记录可以帮助克服可能的业务结束灾难。

• 投资和贷款定位：当一个组织寻找投资者向公司投入资金时，投资者很可能会在做出决定之前要求查看该组织的审计跟踪。另外，信贷员在发放贷款之前总是会检查公司的财务状况是否安全。在这两种情况下，拥有准确的财务数据都是有益的。

审计追踪的基本要素

标准审计跟踪包含特定的财务细节。通常，这些基本的审计追踪要求包括：

• 购买的时间戳
• 购买者
• 发售时间
• 销售地点

简而言之，审计跟踪与杂货收据极为相似。当在杂货店购买一打鸡蛋时，收据就是整个交易记录。

审计跟踪最佳实践

在构建审计跟踪时，需要遵循特定的最佳实践以确保其正确完成。

• 通常，审计跟踪从购买的发票收据开始。
• 跟踪必须包括按时间顺序排列的交易开始和完成的步骤列表。
• 如果可能，应在记录的整个生命周期内保持审计跟踪。这些跟踪对于历史报告和解决未来可能出现的问题非常有益。
• 由于存储空间可能有限，企业应仅在审计跟踪中收集有用和必要的信息。
• 所有审计跟踪信息都应存储在安全位置并定期备份以避免丢失记录。
• 应按计划审查审计记录，以尽可能降低风险。
• 相关部门的 IT 循环和领导层应该循环参与所有审计活动，以便进行适当的沟通。