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审批工作流程是什么

问答1年前 (2023)发布 杨帆舵手
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审批工作流程是一组逻辑活动,用于简化组织中的任务或数据。批准工作流的不同之处在于它们暂停流程,直到指定的个人批准数据。根据流程,批准通常由经理或质量保证 (QA) 主管给出。发票审批工作流是审批工作流的一个很好的例子。它可能涉及直接经理和财务团队成员,以确保发票报销流程顺利完成。

审批工作流程 Approval workflow

根据项目和组织的范围,审批工作流程会有很大差异。必要时可以有尽可能少或尽可能多的流程和批准检查点。但是,在某项内容上线、投入生产或以其他方式被视为完成之前,至少需要一项批准。

审批工作流程是业务运营的重要组成部分。使用正确的工作流管理工具,它可以帮助企业自动化最常见的任务。审批系统允许审批者在个人完成任何特定任务之前对其进行审查并提供输入。

为什么审批工作流程很重要?

无论组织有多大或多小,它都可能使用团队来处理保持公司平稳运行所需的大量业务流程。最大化效率、减少错误和提高生产力的一种方法是创建审批工作流。

审批工作流程是任何流程的命脉。无论是处理费用还是审批休假时间,始终需要审批工作流。它还可以帮助团队成员进行沟通和协作,确保在此过程中不会出现严重错误。

批准工作流流程在正常运行时,可以使任务在管道中流动。这种系统使企业能够执行多项任务并防止出现瓶颈。它还通过审计跟踪提供更高的透明度,以跟踪批准步骤,并允许个人与相关批准人跟进批准请求。

企业可以设计一个手动审批流程,让员工遵循预定义的程序并手动记录他们的进度。手动审批方法既费时又费力,可能会导致延迟交货和错过付款。

因此,许多企业已转向自动化审批流程。公司使用工作流管理软件来设计个性化的工作流自动化,指导用户通过验证工作完成和批准。此类审批软件针对不同的工作流程使用自定义模板,例如采购订单、报销请求和项目建议书。

自动化工作流程的主要优势包括节省时间、提高效率和流程标准化。一些流行的工作流软件包括 Microsoft Sharepoint、Kissflow 和 Asana 等。

审批工作流的类型

批准工作流程是许多组织为了提高效率而遵循的最佳实践之一。这些活动使流程继续进行并防止项目延误,因为它们是不可避免的。批准确保所有关键细节在实施之前都经过利益相关者的讨论和签署。

企业有多种类型的审批工作流可供选择。

1. 流程工作流程

最常见的工作流形式是过程工作流。它适用于可预测和可重复的任务。流程工作流非常适合团队已经确定了他们想要实现的结果并且有明确的路线可以遵循的项目。文档管理工作流是流程工作流的一个很好的例子。它主要用于使组织能够处理文档。

2. 项目工作流程

项目工作流比流程工作流更灵活,因为它们遵循定义的过程。项目工作流最适合具有明确目标的任务,但完成它的路径不明确。这包括已知预期结论的创造性或半创造性项目,但达到目标的方法有待讨论。

营销活动工作流程是项目工作流程的一个很好的例子。营销活动遵循一个明确的目标:开发满足关键绩效指标 (KPI) 的成功营销活动。在项目完成之前,营销活动中的特定步骤可能需要多次执行。

3. 案例工作流程

案例工作流程,也称为调查工作流程,最适合没有明显路径的情况。可能从一开始就有一个明确的目标,但在获得更多信息之前,个人可能不知道如何实现它。

保险索赔是案例工作流程的一个很好的例子,其中结果和实现结果的步骤取决于流程每个阶段所揭示的信息。

审批工作流程的要素

审批流程是公司用于审批业务流程任务(例如差旅申请和采购订单)的任何内容。它也可能指企业想要采用的新方法或系统。审批工作流程越好,运营继续顺利进行的可能性就越大。

虽然每个审批流程都将根据其目的或业务需求而有所不同,但大多数审批工作流程中都存在某些元素。

  1. 提交:个人通过提交完成工作流程各个步骤所需的资源或材料(文档、发票或采购订单)来启动审批工作流程。这些可能是某个阶段独有的,也可能适用于整个项目。例如,已完成的草稿是内容批准工作流程中提交阶段的主要输入。
  2. 任务列表:任务列表将更高级别的目标分解为细化的步骤,以便每个员工都了解角色,并告知团队资源分配。
  3. 权限级别:确定工作流程中每个人应具有的权限级别。大多数工作流软件允许个人查看者、编辑者或管理员权限。这有助于企业管理修改、拒绝或批准输入的人员。
  4. 审批者:由于审批过程取决于另一个人来批准工作,因此团队需要确定谁将签署每项任务。此外,如果审批流程有多个审批级别,他们需要定义谁审批每个级别的哪些工作要素。
  5. 批准条件:这些是批准或拒绝提交的标准。审批标准取决于任务类型和为项目设置的工作流。例如,在内容审批工作流中,审批条件可以包括“最少字数”或“无语法错误”。
  6. 警报和通知:大多数工作流程管理软件都会发送有关提交状态的更新以加快流程。批准或拒绝评论、更新请求或简单的状态更新通知用户工作正在进行到工作流的下一阶段都是自动警报的示例。自动警报和电子邮件通知可确保任务及时完成,并确保每个人都了解当前状态。

审批工作流最佳实践

审批工作流是最大化团队效率和减少不必要的人为错误的好方法。敏捷团队可以利用工作流自动化在创建更改时批准更改。

以下是实施批准工作流程时要遵循的一些最佳实践。

  • 在每个团队或工作区中,确定批准者是谁。
  • 使用自动化工作流模板简化多阶段审批。
  • 识别工作流中的冗余以优化审批流程。
  • 在分配任务时为延迟和瓶颈做好准备。
  • 确保每个团队成员都拥有完成任务所需的资源。

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