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远程会议怎么召开

问答1年前 (2023)发布 杨帆舵手
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远程会议是通过采用视频或音频形式为不同地点的工作者搭建起的沟通桥梁。远程会议存在多种类型,最常见的形式是使用免提电话进行音频会议,较为复杂一点的则涉及到音频、视频、图像、文档和数据的信息交换。所有远程会议都需借助电子通讯设备连接起多个地点的参与者。

远程会议 Teleconference

召开远程会议的五个步骤分别是:会议工具调试、确认会议时间、制定会议规则、沟通会议议程、分配会议角色。

召开远程会议的五个步骤

1.会议工具调试初次使用某款远程会议软件时,需在会议开始前浏览工具操作说明及注意事项;已确定某款远程会议软件时,需在会议开始前进行软件测试及设备调试等准备工作。

2.确认会议时间提前与参会成员沟通确认会议时间。固定团队可以选择固定时间召开例会,作为持续沟通渠道,同时还可以帮助团队成员合理规划日程安排。

3.制定会议规则会前需与参会人员再三确认会议规则,以邮件或短信形式发送至每个用户。常见会议规则有:背景安静无噪音、提前 10min 入会、发言时需开启摄像头其余时间关闭麦克风以及个人发言时间控制在 15-20min 左右等。

4.沟通会议议程会议前将会议议程时间表以邮件或短信形式发送至每个用户。确保全部参会人员知悉会议主题、内容、流程及目的等信息。确定会议议程不仅能帮助参会人员提前做准备,还能促进会议交流,提升开会效率。

5.分配会议角色为保证远程会议员工的专注度,提高员工参与度,增强彼此间互动,可以为参会者分配不同的会议角色。例如:会议主持人、会议计时员、会议记录员等。

远程会议作为目前常用的办公模式,可以帮助企业节省大量人力物力,同时降低时间成本,如遇紧急事项,召开远程会议远比安排现场会议节省时间,而且大部分企业会对信息进行加密处理,在一定程度上保障了通信安全和信息安全。

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