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什么是工作说明书

问答1年前 (2023)发布 杨帆舵手
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工作说明书 (SOW) 是一种文件,通常用于项目管理,其中签约官员指定特定项目或服务合同的目标和可交付成果。它列出了项目的目标以及项目的所有活动、可交付成果、潜在的时间表和财务细节。这是一份非常详细的文件,为项目计划奠定了基础。

工作说明书 Statement of Work

SOW 通常包含在征求建议书 (RFP) 中,该文件用于向潜在供应商和服务提供商征求密封投标。SOW 将是您花时间创建的第一批文档之一,用于展示项目的整个景观。由于 SOW 包含许多细节,因此强烈建议使用项目管理软件,以使编写一个更加无缝的过程。

工作说明文件的类型

根据工作说明书的用途或公司所处的行业,将使用三种不同类型的工作说明书中的一种。

  • 设计/详细工作说明书:准确地告诉供应商、承包商或供应商如何完成任务以及要遵循的步骤。这清楚地定义了要求,并且经常用于政府合同中。
  • 努力程度/时间和材料/单位费率工作说明:通常用于小时工,如临时工或合同工。这是基于工作时间和完成服务所需的材料。
  • 基于绩效的工作说明:涵盖项目的目的、将提供的资源以及最终结果。需要注意的是,这个 SOW 并没有告诉承包商如何执行任务,因此它提供了更大的灵活性,而是专注于结果。

使用业务工作说明书的好处

潜在的服务提供商使用 SOW 中的信息来确定他们是否能够满足特定项目或服务合同的目标和可交付成果,并愿意提交提案。其中一些决定包括:

  • 在客户和项目经理之间提供一种理解方式
  • 帮助项目负责人为其项目计划提供结构
  • 为项目负责人提供一个为客户解释所有项目细节的地方
  • 交付后节省时间和金钱
  • 通过让每个人都在同一页面上,帮助避免项目内的冲突和混乱

工作说明文件的基本要素

无论需要完成的项目的最终目标是什么,一个有凝聚力的工作说明都将包括以下要素:

  • 目标:概述项目的目标,同时回答公司为何与外部员工签订合同的问题。本节作为概述,以帮助签约员工了解希望完成的工作。
  • 范围说明:范围将作为将要完成的具体工作和项目影响的程度进行沟通。它将定义公司想要完成多少工作。
  • 项目可交付成果:概述公司希望执行的任务以及承包商在考虑工作之前需要具备的具体要求。
  • 支持任务和责任方:设定项目中谁将做什么以及确保项目成功所需的各种任务的框架。
  • 时间表和里程碑:一个结构化的项目生命周期或时间表,允许所有各方为即将发生的事情以及时间表内的预期主要成就做好准备。
  • 必要资源:指定为完成项目需要购买或租用的任何材料或设备。
  • 财务细节:概述支付信息,例如公司支付给员工的费用。还将指定是否有增加预算的资源。
  • 法规和指南:所有未提及的内容的总称。它可以详细说明对完成产品的预期,或涵盖诸如预期谁进行任何必要旅行之类的细节。
  • 确定标准:详细说明什么是优质工作,并解释供应商将如何确定项目是否成功完成。
  • 签署的协议:为了使这一切成为正式的,所涉及的双方都需要签署他们已阅读所有指南、标准、范围、目标等,并且了解所有期望。

编写工作说明文件的最佳实践

作为项目经理,尽可能提前记录 SOW 的来龙去脉至关重要。它需要全面、彻底和完善,因为它应该在作业开始之前回答任何问题。

创建工作说明文档并非易事。为了使编写过程更顺畅,请遵循以下最佳实践:

  • 从一开始就提出问题,一切都在进行中
  • 从客户的角度考虑问题
  • 定义成功和失败
  • 了解主要可交付成果以及预期交付时间
  • 概述哪些任务将支持可交付成果
  • 说明完成项目所需的资源
  • 总结谁将支付哪些费用以及何时支付

工作说明与工作范围

工作说明和工作范围之间有明显的区别。工作范围是工作说明书中定义的一个部分。虽然工作说明书是一份全面的文件,其中包含有关将要执行的项目的各种详细信息,但范围部分概述了如何实现这些目标,以及项目团队的里程碑和任务。

在 SOW 中确定工作范围可以了解项目成果以及为确保成功而将完成的工作类型。

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