什么是范围管理

范围管理或项目范围管理是交付具有特定特性和功能的特定产品、结果或服务所需完成的工作总量。它通常是项目规划过程的初始阶段。范围管理过程详细说明了项目所需的一切，并定义了项目的成功。它的主要目标是定义和控制项目中包含和不包含的内容。

如果没有全面的范围管理计划，团队更有可能将时间花在完成项目可能不必要的工作上。当正确完成并使用有效的项目管理软件时，范围管理可确保项目范围得到明确定义和规划。

范围管理步骤

有效的范围管理涉及五个过程。这些是：

1. 计划：计划是根据项目计划者和关键项目利益相关者的输入创建的。该计划还包括如何处理整个项目中不可预见的情况的细节。
2. 收集：规划后，应通过与利益相关者进行对话、进行访谈、调查等来定义项目要求，以帮助管理期望。本文档详细说明了预期内容，并有助于避免整个项目的障碍。
3. 定义：接下来，根据需求创建项目范围说明书，并为所有项目活动奠定基础。该声明可作为整个项目的指南，团队成员应该能够参考它以提醒您包含和不包含的内容。这应该用于创建工作分解结构 (WBS)，将整个项目分解为更小的任务。
4. 控制：花时间记录、跟踪以及批准或不批准基于组织内现有差距而需要发生的任何更改。然后审查可交付成果以供客户、经理或利益相关者批准。
5. 收尾：最后，对可交付成果进行审核，获取原始开发计划的结果，并了解未来项目可以改进的地方。

范围管理的好处

当投入适当的时间和精力来创建定义明确的项目范围管理计划时，组织和项目规划人员可以避免常见问题。

这些问题包括：

• 不断改变项目成功所需的要求
• 调整项目的方向，即使团队已经完成工作的中途
• 意识到最终结果不是客户所期望或承诺的
• 超过商定或估计的预算
• 远远落后于项目里程碑和截止日期

团队通过清楚地了解完成项目所涉及的时间、劳动力和成本来看到有效范围管理的好处。

范围管理的基本要素

有效范围管理的一个关键部分是创建准确的范围说明。本文档概述了从入职到完成将塑造项目的目标、截止日期和关系。该文档越全面，团队在此过程中遇到的风险和干扰就越少。

本文件的核心要素包括：

• 商业案例：一个组织为什么需要这个特定的项目和预期的收益。

• 项目描述：项目最终可交付成果的详细概述。

• 成功标准：客户、利益相关者和客户同意的使项目成功的必备组件。

• 限制：对可能限制项目、延迟最终结果或导致团队超出预算的资源或问题的解释。

• 假设：任何被认为会影响项目最终结果的事物。

范围管理最佳实践

在进行范围管理时，请遵循这些提示和最佳实践以确保成功。

• 制定工作分解结构，为团队提供将范围说明书分解为更小、更易于管理的任务。
• 尽可能清楚地定义范围，以避免不必要的工作和压力。
• 在定义范围时创建一个协作流程，以防止对需求的任何误解、过度承诺或混淆。
• 就项目范围咨询所有相关和重要的利益相关者。
• 确保在项目执行期间不更改、更改或编辑实际范围文档，以避免对最初讨论或承诺的内容产生任何混淆。